La Caja de Sugerencias

20 February 2021
En las empresas, los directivos nos encontramos con el complicado compromiso de implantar ideas nuevas para mejorar procesos, establecer ahorros, generar nuevos negocios, en fin, hacer que la empresa crezca en todos sus ámbitos y con atención a todas las partes interesadas A este respecto, cuando estaba certificando en ISO 9001 la empresa que dirigía en Guatemala, recibí el consejo de establecer una “Caja de Sugerencias” para que los colaboradores tuvieran acceso al proceso de ideación y se sintieran parte del cambio Y, ¿porqué una Caja?, porque era fácil, económico y de implementación inmediata. La Caja les daba acceso al proceso a todos los empleados, sin importar su turno laboral, sin necesidad de acceso a la red, en cualquier trozo de papel podían escribir sus sugerencias y depositarlas Y la razón más importante, desde el punto de vista de la Certificación ISO, es que era una EVIDENCIA tangible de que la empresa estaba abierta a la Mejora Continúa a través de las sugerencias de sus propios empleados Como EVIDENCIA de intención funcionó, pero no resolvió la necesidad de obtener ideas frescas y viables que afectaran el desempeño de la empresa para su mejora. Pero, si es un medio de impulsar ideas button-up ¿porqué falla? En mi caso, el mecanismo contaba con el apoyo de la Dirección, porque yo fungía de Gerente General de la empresa y me di la tarea de ir personalmente a revisar la Caja todos los viernes, el primer mes, luego seguí revisándola todos los meses, hasta que al cabo de 6 meses, delegué la tarea al Dueño del Proceso de Calidad La primera semana encontré 5 ideas, y en el transcurso del primer año de la “Caja de Sugerencias” encontramos otras 3 ò 4 ideas. Una idea decía lacónicamente “que quiten el horario de entrada al trabajo”, pero no venía respaldada con la intención de mejora que el dueño de la idea tenía cuando la formuló Se suscitaron muchos comentarios, que llegaron a mis oídos, cómo que cuando alguien se acercaba a la Caja los que le veían le acosaban “¿Qué vas a pedir?” ò “¡ahí estás haciendo puntos con la Jefa!”; situación que desalentó la confianza de los colaboradores en el mecanismo, a pesar de que no había obligación de firmar las ideas y podían ser anónimas Por último, se corrió la voz de que “escribieran cualquier cosa y la colocaran allí, que sólo se necesitaba EVIDENCIA para la Certificación” Lecciones aprendidas de ésta experiencia: -El proceso de Ideación debe ser guiado, con supervisión, para que las ideas se asocien a la solución de algún problema o necesidad -Las ideas no deben ser anónimas, así el dueño de la idea podrá defenderla, sentir orgullo y pertenencia; y, dependiendo de la organización de la empresa, participar en el desarrollo o ejecución de la misma -Se deben crear mecanismos de recompensa por participar, no solo estimular el proceso de creación de ideas Estas pautas le darán Transparencia y Credibilidad al proceso de Ideación, convirtiéndolo en un alimento nutritivo para la salud de la empresa y de su ambiente laboral La “Caja de Sugerencia” puede seguir allí, cómo puerta de entrada a un proceso de Mejora Continua, que aproveche tanto a colaboradores como a las demás partes interesadas
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